Oprogramowanie OptiTrax to niezastąpione narzędzie w codziennej pracy logistyka planującego wysyłki/dostawy i trasy pojazdów dystrybucyjnych. Setki spływających zamówień i punktów dystrybucyjnych, które należy obsłużyć oraz uwarunkowań/parametrów dostaw jakie należy brać pod uwagę podczas planowania sprawia, że jest to praca wymagająca dużych kompetencji, czasochłonna i coraz częściej obarczona ryzykiem błędów logistycznych. Niezwykle ważne są tu doświadczenie i intuicja człowieka jednak wsparte odpowiednimi narzędziami mogą dać dużo lepszy efekt.Zastosowanie oprogramowania OptiTrax pozwala zwiększyć efektywność i skuteczność pracy logistyków m.in. poprzez zarządzanie i planowanie dystrybucji w oparciu o mapę. Import zamówień/zleceń/wysyłek do systemu OptiTrax może odbywać się automatycznie z systemu głównego w firmie (np. ERP, F-K, itp.) po integracji obu systemów. Są one prezentowane jako punkty na mapie w sposób, który każdy użytkownik może samodzielnie skonfigurować. Przykładowo wielkość punktu może zależeć od masy/objętości ładunku, kolor od rodzaju towaru a kształt od priorytetu dostawy. Każdy z tzw. parametrów zleceń może mieć odzwierciedlenie w jego wizualizacji na mapie a tą można zmieniać w zależności od własnych potrzeb i preferencji.

Planowanie realizacji zamówień i przydzielanie ich do poszczególnych pojazdów może się odbywać ręcznie poprzez wskazywanie/zaznaczanie na mapie lub w tabeli a następnie umieszczanie ich w odpowiedniej zakładce (oddział/pojazd) oraz automatycznie przy wykorzystaniu zaawansowanych algorytmów optymalizacyjnych.

Zarządzając danymi o zamówieniach/zleceniach w tabeli pod mapą każdy dyspozytor poprzez odpowiednie ich sortowanie i filtrowanie w każdej chwili może błyskawicznie dotrzeć do interesujących go informacji.

W systemie OptiTrax można odwzorować dowolną strukturę organizacyjną firmy w formie drzewa katalogów/podkatalogów zawierających podział na regiony/oddziały/rewiry oraz przynależne do nich pojazdy własne/wynajęte. Podział terytorialny można również odzwierciedlić na mapie w formie osobnej warstwy GIS. Wówczas wszystkie zamówienia trafiające  do systemu OptiTrax będą z klucza przydzielane do wykonania do odpowiadających im regionów/oddziałów/pojazdów na podstawie ich położenia geograficznego. System pozwala na dokładną parametryzację danych o pojazdach (tj. ładowność, dopuszczalny czas pracy kierowcy, koszt przejazdu itp.) i zleceniach (tj. godziny awizacji/dostaw, czas rozładunku) co jest automatycznie uwzględniane przy planowaniu i optymalizacji tras zapobiegając przeciążeniu pojazdów, przekroczeniu dopuszczalnych godzin pracy kierowcy itp.

Rozdzielenie zleceń do wykonania pomiędzy poszczególne pojazdy ma na celu jak najefektywniejsze ich wykorzystanie. Biorąc pod uwagę podpowiedzi systemu z podsumowaniami, odpowiednią parametryzację, czytelną wizualizację zadań na mapie a także własne doświadczenie planista może swoją pracę wykonać sprawniej i w sposób bardziej optymalny. Każda zmiana w planowaniu i modyfikacja rozkładu zleceń jest bardzo prosta. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie punkty/zlecenia i przenieść je do innego pojazdu czy też w razie konieczności innego oddziału a system sam automatycznie przeliczy statystyki i trasy

System OptiTrax korzystając z najdokładniejszych dostępnych map cyfrowych umożliwia wyznaczenie trasy między dowolną liczbą punktów natomiast algorytmy optymalizacji modyfikują ją pod kątem kolejności przejazdu przez poszczególne punkty z zachowaniem ograniczeń co do terminu realizacji (godzin awizacji, tzw. okien czasowych). System umożliwia wyznaczenie trasy najkrótszej, najszybszej i najtańszej. Mapy cyfrowe zawierają szczegółowe plany wszystkich miast w Polsce, mapę drogową Europy (z możliwością rozszerzenia o plany miast), ograniczenia drogowe - nośności dróg i wysokości wiaduktów, informacje o jednokierunkowości dróg oraz o aktualnych utrudnieniach na drogach podawanych przez GDDKiA.Należy także podkreślić dużą elastyczność systemu OptiTrax przy reagowaniu i podejmowaniu działań podczas sytuacji niespodziewanych. W przypadku awarii pojazdu czy też braku z jakichkolwiek względów możliwości realizacji niektórych zamówień w danym oddziale dyspozytor może w łatwy sposób przenieść/przepisać je do innych pojazdów i oddziałów. Dzięki pracy systemu w sieci na wielu stanowiskach dyspozytorskich każda taka reorganizacja działań będzie widoczna dla wskazanych użytkowników a przekazane zlecenia zyskają status do wykonania awaryjnego.Warto również zwrócić uwagę na fakt, że wszystkie podejmowane decyzje logistyczne zarówno same planowanie i jak reakcje obsługi na sytuacje „kryzysowe” są rejestrowane w systemie i mogą służyć jako materiał do późniejszych analiz i oceny trafności podejmowanych decyzji.

Po planowaniu w systemie OptiTrax wysyłek i tras dla pojazdów informacja o poszczególnych trasówkach trafia do kierowców bądź firm transportowych. Może się to odbywać w formie zwykłych, tradycyjnych wydruków lub informacji elektronicznej wysyłanej np. do terminala typu PDA.

System OptiTrax zintegrowany jest z systemem monitorowania pojazdów XTrack GPS. Dzięki rejestratorom GPS, w które wyposażone są wszystkie pojazdy dystrybucyjne możliwy jest stały, bieżący nadzór nad poprawnością realizacji dostaw na zaplanowanych trasach. Wszelkie nieprawidłowości takie jak zmiana trasy, przestoje na trasie, otwarcie przestrzeni ładunkowej poza zaplanowanymi punktami, pominięcie punktu dostawy, niedotrzymanie godzin dostawy czy nawet przewidywane spóźnienie (zagrożenie godzin awizacji) mogą generować alarmy z powiadomieniem wskazanych osób (np. przez SMS, e-mail lub tzw. pop’up w programie). Takie rozwiązanie daje lepszy przegląd sytuacji dyspozytorom i w porę ostrzega ich o zagrożeniach. To zaś ma na celu podniesienie jakości świadczonych usług.

System w wersji enterprise może również działać jako samodzielny automat optymalizacyjny. Po pobraniu wszystkich zleceń/zamówień do wykonania na dany dzień/okres samodzielnie dokonuje ich podziału na trasy dla poszczególnych pojazdów starając się przy tym zminimalizować koszty całej dystrybucji poprzez maksymalne wykorzystanie ładowności pojazdów, skrócenie ilości pokonywanych dystansów i zmniejszanie czasu pracy kierowców. W tym celu precyzyjnie parametryzuje się system i dostarcza mu wszystkich niezbędnych informacji tj. lokalizacji oddziałów/magazynów firmy i dostępnych w nich towarów z preferowanymi godzinami załadunków, punktów startowych i końcowych tras dla wszystkich pojazdów, średnich czasów rozładunków w punktach dystrybucyjnych, ograniczeń czasu pracy kierowców, ładowności pojazdów (tj. masa, objętość, ilość palet itp.), kosztów przejazdu pojazdów/km oraz parametry zleceń/zamówień w szczególności ich lokalizacje adresowe, rodzaj asortymentu, ilość dostarczanego ładunku wyrażona w masie, objętości czy też ilości palet, wymaganych lub preferowanych godzin dostaw/awizacji towaru do odbiorców.

Przy planowaniu dystrybucji w dużych firmach dysponujących wieloma oddziałami i setkami pojazdów uwzględnianie jednocześnie tak wielu parametrów i uwarunkowań przy takiej skali działania jest dla człowieka nie wspartego zaawansowanymi narzędziami nie lada wyzwaniem. Oczywiście logistyk/dyspozytor zawsze może zmodyfikować trasy i plan działania zaproponowane przez zautomatyzowany system zanim wprowadzi z życie jego wykonanie.

Dodatkowo na podstawie danych archiwalnych zebranych przez rejestratory GPS z rzeczywistej pracy pojazdów można dokonać weryfikacji wszystkich tras zaplanowanych w systemie OptiTrax.Wynikiem weryfikacji jest raport rozbieżności prezentujący użytkownikowi listę spóźnień, niewykonanych zleceń, zdarzeń nieautoryzowanych (np. otwarcie przestrzeni ładunkowej czy długiego postoju poza punktem wykonywania zleceń) oraz różnic w dystansie planowanym i wykonanym. W ten sposób każde zlecenie zostanie zweryfikowane, a użytkownik nie musi już wykonywać żmudnego porównania dokumentacji papierowej ze ścieżkami GPS.