System OptiTrax znajduje zastosowanie przy projektowaniu harmonogramów i optymalizacji tras cyklicznych (tzw. trasówek) w firmach handlowych prowadzących działalność na zasadzie presellingu lub vansellingu. Prawidłowe rozplanowanie regionów/rewirów z przydzielonymi do nich placówkami handlowymi do obsługi przez poszczególnych handlowców/vansellerów to nie lada wyzwanie dla każdego kierownika regionalnego. Przy dużej zmienności i dynamice prowadzonej działalności trasówki takie układa się lub koryguje co parę miesięcy a nierzadko czynności te zajmują wiele tygodni żmudnej pracy. Należy przy tym brać pod uwagę szereg czynników mających wpływ na odpowiedni podział takich jak cykliczność/częstotliwość wizyt, potencjał sprzedażowy punktów, dane statystyczne z prowadzonej działalności czy też informacje geomarketingowe z ogólnie dostępnych źródeł. Chcąc w sposób efektywny wykorzystać posiadaną flotę oraz zwiększyć wydajność pracy ludzi a w konsekwencji obniżyć koszty swojej działalności warto zastanowić się nad wprowadzeniem systemu OptiTrax jako narzędzia pracy do planowania i optymalizacji tras. 

Praca z oprogramowaniem OptiTrax to także ogromna oszczędność czasu gdyż pozwala ono w szybki sposób tworzyć i modyfikować wiele wariantów podziału punktów na rewiry i trasy a na końcu wybrać ten, który jest najbardziej korzystny i wprowadzić go w życie.Pracownik planujący trasę cykliczną ma do dyspozycji mapę pozwalającą obrazować zadania wszystkich podległych mu pracowników wraz z opisem cyklu (dzień tygodnia, częstotliwość wizyt oraz okna czasowe w jakich można je wykonać itp.). Etykieta, kształt, kolor czy wielkość punktów opisujących lokalizację można uzależnić od takich parametrów jak: rodzaj zlecenia / towaru, parametry statystyczne (np. średnia ilość dostarczanego towaru, obroty klienta itp.), nazwa lub rodzaj klienta, częstotliwość/dzień dostawy.

W systemie OptiTrax można odwzorować dowolną strukturę organizacyjną firmy w formie drzewa katalogów/podkatalogów z dowolną ilością grup i poziomów zawierających podział na regiony/oddziały/rewiry (np. podział na rejony z dyrektorami regionalnymi, następnie na rewiry pracy poszczególnych handlowców) oraz przynależne do nich punkty dystrybucyjne. Przydział lokalizacji może odbywać się wieloetapowo, najpierw na określoną ilość rejonów (np. 10 w skali kraju), następnie dopiero w ramach każdego rejonu na rewiry – określoną ich ilość dla każdego z rejonów. Aby umożliwić sprawne przyporządkowanie lokalizacji do poszczególnych obszarów system OptiTrax zapewnia szereg narzędzi umożliwiających zaznaczanie, filtrowanie i wyszukiwanie punktów. Pozwala także określić statystyki obszarów po rozdysponowaniu punktów – czyli np.:

• szacowany czas wizyt na podstawie średnich czasów wizyt w poszczególnych   lokalizacjach co może być zależne np. od kategorii sklepów,

• potencjał (np. łączny średni miesięczny obrót),

• średnia ilość wizyt (zależna także od częstotliwości wizyt dla każdej lokalizacji),

• ilość lokalizacji.

W kolejnym etapie planowania dla każdego rewiru dokonuje się podziału wszystkich   punktów dystrybucyjnych na poszczególne dni tygodnia starając się przy tym skupić je obszarowo w celu zminimalizowania pokonywanych dystansów oraz zachować równe proporcje. Pomaga w tym znów mapa z możliwością dowolnego sposobu wizualizacji punktów, ich filtrowania, sortowania oraz sprawdzania statystyk i podsumowań zaznaczonych grup lokalizacji. W szczególności system może pokazać różnymi kolorami poszczególne dni – a wielkość czy kształt ikony uzależnić od innych parametrów, jak obrót (wielkość zamówień) rodzajklienta, częstotliwość odwiedzin, kategoria sklepu czy inne.

Dla każdego z dni tygodnia tworzy się następnie harmonogramy grupujące lokalizacje klientów o identycznym cyklu (czyli o tej samej częstotliwości i dniu wizyty, np. co 2 wtorek - parzysty). W ten sposób system będzie mógł automatycznie modyfikować powstałe trasy cykliczne (utworzone na podstawie zadań cyklicznych). W momencie kiedy lokalizacja nowego klienta trafi do systemu OptiTrax do konkretnego harmonogramu to automatycznie zostanie uwzględniona we wszystkich trasach, które ten wybrany harmonogram cykliczny posiadają.

System OptiTrax zintegrowany jest z systemem monitorowania pojazdów XTrack GPS. Dzięki rejestratorom GPS, w które wyposażone są wszystkie pojazdy handlowców możliwy jest stały, bieżący nadzór nad poprawnością realizacji trasówek. Wszelkie nieprawidłowości takie jak zmiana trasy, przestoje na trasie, pominięcie punktu, niedotrzymanie godzin wizyt czy nawet przewidywane spóźnienie mogą generować alarmy z powiadomieniem wskazanych osób (np. przez SMS, e-mail lub tzw. pop’up w programie). Takie rozwiązanie daje stały przegląd sytuacji kierownikom regionalnym i na bieżąco informuje ich o odchyleniach. To zaś ma na celu podniesienie jakości świadczonych usług.

Dodatkowo na podstawie danych archiwalnych zebranych przez rejestratory GPS z rzeczywistej pracy pojazdów można dokonać weryfikacji wszystkich tras zaplanowanych w systemie OptiTrax. Wynikiem weryfikacji jest raport rozbieżności prezentujący użytkownikowi listę spóźnień, niewykonanych wizyt, zdarzeń nieautoryzowanych (np. postoje dłuższe niż 15 minut poza punktami zaplanowanymi na dany dzień) oraz różnic w dystansie planowanym i wykonanym. W ten sposób każde dzień pracy zostanie zweryfikowany, a użytkownik nie musi już wykonywać żmudnego porównania dokumentacji papierowej ze ścieżkami GPS.