Oprogramowanie OptiTrax to znakomita propozycja dla firm przewozowych planujących wdrożenie nowoczesnego modułu logistyczno-transportowego jako narzędzia wspierającego codzienną pracę dyspozytorów. Aplikacja oparta na cyfrowych mapach pozwala w efektywny sposób zarządzać zleceniami, przydzielać je do poszczególnych jednostek transportowych i optymalizować ich trasy przejazdów następnie nadzorować poprawność realizacji dostaw/usług poprzez stały monitoring pojazdów i ładunków a na końcu zweryfikować i rozliczyć fracht. System OptiTrax może pracować w sieci na wielu stanowiskach komputerowych umożliwiając współpracę dyspozytorów (również z różnych rejonów i oddziałów) na jednej platformie wymiany danych. Posiada też własny moduł biura obsługi klienta – BOK do wprowadzania kontrahentów, ich lokalizacji i zleceń. Możliwa jest też jego integracja z systemami informatycznymi (np. ERP, F-K itp.) pracującymi w firmie w zakresie danych o klientach, cennikach, umowach stałych i zleceniach jednorazowych. Wtenczas informacje te są automatycznie pobierane (importowane) i synchronizowane w systemie OptiTrax.Zlecenia  prezentowane są jako punkty na mapie np. na dany dzień w sposób, który każdy użytkownik może samodzielnie skonfigurować. Przykładowo wielkość punktu może zależeć od masy/objętości ładunku, kolor od rodzaju towaru a kształt od klienta dla jakiego realizuje się usługę. Każdy z tzw. parametrów zlecenia/ładunku może mieć odzwierciedlenie w jego wizualizacji na mapie a tą można zmieniać w zależności od własnych potrzeb i preferencji.

System pozwala na dokładną parametryzację danych o pojazdach (tj. ładowność, dopuszczalny czas pracy kierowcy, koszt przejazdu itp.) i zleceniach (tj. terminy dostaw, czas załadunku i rozładunku) co jest automatycznie uwzględniane przy planowaniu i optymalizacji tras zapobiegając przeciążeniu pojazdów, przekroczeniu dopuszczalnych godzin pracy kierowcy, diet zagranicznych itp.Oprócz precyzyjnej parametryzacji wszystkich pojazdów i całej struktury organizacyjnej firmy w systemie OptiTrax określa się również dokładne kategorie, typy i rodzaje wykonywanych usług oraz wprowadza strefy i cenniki dla nich czy też kursy walut po których mają być one przeliczane w dniu wykonania lub przyjęcia zlecenia. Część z tych danych może być na bieżąco pobierana i synchronizowana po integracji np. z systemem finansowo-księgowym pracującym w firmie. Powyższe informacje potrzebne są do sprawnego wprowadzania zleceń do modułu BOK (biura obsługi klienta) systemu OptiTrax. Wtenczas dyspozytorzy przyjmując zlecenie wystarczy, że wprowadzą dane o rodzaju przewożonego ładunku, jego miejscu załadunku i docelowym a reszta parametrów zlecenia wypełni się automatycznie na podstawie ustawień, stref, cenników, danych klientów i umów z nimi zsynchronizowanych z systemem F-K itp.

System OptiTrax pozwala na weryfikację wykonanych tras i zleceń zarówno pod kątem prawidłowości ich przebiegu i terminowości (na podstawie zapisów rejestratorów GPS) jak również zakresu wykonania zleceń. Jeżeli zakres wykonanego zlecenia uległ zmianie (np. ilość dostarczonego towaru) lub nie doszło ono do skutku to o tym fakcie jak i jego przyczynie kierowca może zwrotnie przez terminal w pojeździe powiadomić dyspozytorów co umożliwi poprawną weryfikację/modyfikację zlecenia w systemie OptiTrax. Jeśli ten zaś będzie zintegrowany np. z systemem F-K w firmie to dane te trafią do bilingu i na tej podstawie będą mogły zostać wystawione faktury.

System OptiTrax zintegrowany jest z systemem monitorowania pojazdów XTrack GPS. Dzięki rejestratorom GPS, w które wyposażone są wszystkie pojazdy możliwy jest stały, bieżący nadzór nad poprawnością realizacji usług transportowych na zaplanowanych trasach. Wszelkie nieprawidłowości takie jak zmiana trasy, przestoje na trasie, otwarcie przestrzeni ładunkowej poza zaplanowanymi punktami, niedotrzymanie godzin załadunku lub dostawy czy nawet przewidywane spóźnienie mogą generować alarmy z powiadomieniem wskazanych osób (np. przez SMS, e-mail lub tzw. pop’up w programie). Takie rozwiązanie daje lepszy przegląd sytuacji dyspozytorom i w porę ostrzega ich o zagrożeniach. To zaś ma na celu podniesienie jakości świadczonych usług.

Dyspozytor może łatwo w dowolny sposób przefiltrować listę zleceń/ładunków w tabeli pod mapą wyświetlając tylko te, które go w danej chwili interesują a następnie zobaczyć dla nich podsumowania i statystyki.

W systemie OptiTrax można odtworzyć dowolną strukturę organizacyjną i operacyjną firmy w postaci wielopoziomowego drzewa katalogów i podkatalogów. Reprezentować mogą one oddziały firmy, strefy jej działania czy też typy pojazdów i rodzaje przewożonych ładunków. Strefy wprowadzone do tej struktury mogą również mieć swoją wizualizację geograficzną na mapie jako np. warstwy zgodne z granicami poszczególnych państw, na terenie których realizowane są przewozy. A zatem wszystkie zlecenia jakie trafiają do systemu mogą być automatycznie kierowane do odpowiednich zakładek tj. oddziałów na podstawie ustalonych rejonów działania a także grup pojazdów zdolnych wykonać te zadania na podstawie informacji o typie ładunku. Przykładowo zlecenie przewozu polichlorku zostanie automatycznie przekierowane do grupy CYSTERNY z podgrupy CHEMIA. Dalej dyspozytorzy decydują zgodnie z bieżącą sytuacją i rozmieszczeniem floty w terenie, jakie konkretnie zlecenia przypiszą którym pojazdom. System pozwala oczywiście wszystkie te zadania wykonywać i modyfikować ręcznie przez dyspozytorów jeśli wymaga tego sytuacja. Planowanie realizacji zleceń i przydzielanie ich do poszczególnych pojazdów może się odbywać ręcznie poprzez wskazywanie/zaznaczanie na mapie lub w tabeli a następnie umieszczanie ich w odpowiedniej zakładce (oddział/pojazd).

System OptiTrax korzystając z najdokładniejszych dostępnych map cyfrowych umożliwia wyznaczenie trasy między dowolną liczbą punktów natomiast algorytmy optymalizacji modyfikują ją pod kątem kolejności przejazdu przez poszczególne punkty z zachowaniem ograniczeń co do terminu realizacji (tj. czasu załadunku i dostawy). System umożliwia wyznaczenie trasy najkrótszej, najszybszej i najtańszej. Mapy cyfrowe zawierają szczegółowe plany wszystkich miast w Polsce, mapę drogową Europy (z możliwością rozszerzenia o plany miast), ograniczenia drogowe - nośności dróg i wysokości wiaduktów, informacje o jednokierunkowości dróg oraz o aktualnych utrudnieniach na drogach podawanych przez GDDKiA.

Po zaplanowaniu w systemie OptiTrax tras i przydzieleniu ich do konkretnych pojazdów informacja ta trafia do kierowców. Może się to odbywać w formie zwykłych, tradycyjnych wydruków lub informacji elektronicznej wysyłanej np. do terminala typu PDA w pojeździe.

Należy także podkreślić dużą elastyczność systemu OptiTrax przy reagowaniu i podejmowaniu działań podczas sytuacji niespodziewanych. W przypadku awarii pojazdu czy też braku z jakichkolwiek względów możliwości realizacji niektórych zamówień w danym oddziale dyspozytor może w łatwy sposób przenieść/przepisać je do innych pojazdów i oddziałów. Dzięki pracy systemu w sieci na wielu stanowiskach dyspozytorskich każda taka reorganizacja działań będzie widoczna dla wskazanych użytkowników a przekazane zlecenia zyskają status do wykonania awaryjnego.Warto również zwrócić uwagę na fakt, że wszystkie podejmowane decyzje logistyczne zarówno same planowanie i jak reakcje obsługi na sytuacje „kryzysowe” są rejestrowane w systemie i mogą służyć jako materiał do późniejszych analiz i oceny trafności podejmowanych decyzji.

Dodatkowo na podstawie danych archiwalnych zebranych przez rejestratory GPS z rzeczywistej pracy pojazdów można dokonać weryfikacji wszystkich tras zaplanowanych w systemie OptiTrax.Wynikiem weryfikacji jest raport rozbieżności prezentujący użytkownikowi listę spóźnień, niewykonanych zleceń, zdarzeń nieautoryzowanych (np. otwarcie przestrzeni ładunkowej czy długiego postoju poza punktem wykonywania zleceń) oraz różnic w dystansie planowanym i wykonanym. W ten sposób każde zlecenie zostanie zweryfikowane, a użytkownik nie musi już wykonywać żmudnego porównania dokumentacji papierowej ze ścieżkami GPS.